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  • 媒体广告行业解决方案

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    媒体广告行业专业的文档管理系统

    蓬勃发展伴随的业务问题


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    图文档资料繁多

    媒体广告企业的业务中往往伴随着大量的媒体设计相关图文档资料,繁多的图文档资料分散在各部门,缺乏集中管控,致使资料查找不便

    合同文件积压

    企业日处理订单量巨大,各种订单合同若不能得到有效管理,则容易造成文件积压,大大影响业务运作效率

    订单远程追踪不便

    员工办公地点离散,管理者难以追踪异地订单的实时进度和完成情况,则无法针对订单进度及时作出反应,可能导致进度延误甚至意外损失

    携带资料泄密风险

    媒体设计员工往往需要携带媒体图片资料出差办公,这些存储在个人电脑中的重要资料缺乏安全保障,存在泄密风险

    图文档集中存储与管理



    主动上传

    用户可主动通过web端、PC端、移动端等将文件直接上传至文档管理系统平台,支持拖拽上传、批量上传,简化用户的上传操作

    自动获取

    系统可通过页面抓取、网页爬虫以及多种插件工具自动获取邮件、网页中的各类文件,并存入文档管理系统,同时支持将Office中的文件直接保存、更新到系统中

    自主识别分类

    采用OCR光学识别,准确识别存入系统的文件类型,可依据管理员设置的分类规则自动归入对应部门、项目文件夹中

    在线预览

    支持Office、PDF、CAD及音视频等三十多种常用文件的在线实时预览,员工可随时随地查看所需文件资料,同时也减轻系统运行负担

    版本控制

    系统中文件的各历史版本及变更过程都将被系统记录保存,均可查阅追溯,变更记录清晰可见,有效解决版本繁多导致的使用错乱问题

    元数据管理

    可将多样化的元数据标签绑定到文件上,给系统内的海量无序文档以结构化标记,实现有序、有效地管理目标,提高文档资源的查找调用效率

    共享外发

    支持企业、个人空间的文件或文件夹的内链和外发,将文件短期共享给无权限的企业员工或者企业外的合作伙伴,并自定义控制共享的预览、下载、打印等权限

    扩展编辑

    将文档管理系统与客户端编辑器集成,支持Word、Excel、PPT、TXT、CAD等可编辑类型文件,从而简化文件下载、编辑、上传流程,提高办公效率

    合同文件的全流程管控

    电子化存储

    将纸质合同文件电子化,存储至系统中,系统可通过OCR识别自动提取合同文档全文或主要区域信息,智能识别文件类型,存储至相应目录效完整数据采集

    识别码

    可为电子版合同添加二维码、条形码等识别码,以此快速获得合同文件的主要信息

    合同范本

    系统会提供媒体广告行业常用的合同范本,用户也可自行设计可用的合同范本存入系统,方便后期合同的撰写

    合同流程审批

    可定制合同审批流程,从合同项目立项到最终归档的合同生命周期均能得到有效管控,实现线上流程审批,简化审批流程

    事务提醒

    支持系统站内消息提醒、邮件提醒,提醒用户合同到期时间,帮助用户快速处理待审批的流程

    自动归档

    合同流程结束后将会在系统中自动分类归档,系统会提供合同信息登记制度,帮助有序管理历史合同

    多区域订单实时跟踪

    订单追踪

    负责人可按照客户、供应商等多种条件在系统中快速查询订单,查看订单进度,了解订单实时情况

    订单指派

    用户可在系统中将某一时间段的订单指派给其他指定用户进行处理,指派开始与结束时间可自定义

    进度更新

    订单项目中的每项任务执行完成后,系统内的进度情况都将随之自动更新,方便负责人查询最新进度

    核心资料安全保障

     


    异地多重容灾备份

    实现文件的本地备份和服务器备份,可在突发状况下迅速恢复企业数据,有效保障企业数据安全

    细颗粒度权限分配

    对用户、用户组或部门设置文档操作权限,以最小颗粒度为设计原则,权限细分至最细微的文档操作

    传输SSL加密

    传输全程SSL加密,保证数据安全,无须担心密码和数据被第三方恶意监听和窃取

    操作日志审计

    用户对系统中文件的操作行为都将被系统完整记录,系统会自动生成分析报表,以便审计

    我们的客户
    全国超过2,000家企业使用我们的产品与服务

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